A szabadúszókkal kötött munkaszerződések tárolási feltételei. A munkavállalók munkaszerződéseinek szavatossági ideje

Minden dokumentációt a vállalkozásnál kell tárolni, és típusától függően a megőrzési idő is szabályozott. Ebben a cikkben megtudjuk, hogyan lehet felosztani a dokumentumokat a tárolás megkönnyítése és a munkaszerződések megőrzési ideje érdekében. Hogyan kell a munkaszerződéseket archiválni, és ki a felelős ezért. Valamint azt, hogy a munkaszerződések miként semmisülnek meg az archívumból a meghatározott idő lejártakor.

Ebből a cikkből megtudhatja:

• Mennyi a munkaszerződések szavatossági ideje 2017-ben;
• a munkaszerződések tárolásának jellemzői és módszereik osztályozása;
• hogyan kell archiválni a munkaszerződéseket;
• hogyan semmisülnek meg a munkaszerződések az archívumból a lejáratkor.

Munkaszerződések eltarthatósága

A tény az, hogy mint minden dokumentációt, a szervezetnek meg kell őriznie a munkavállalókkal kötött munkaszerződéseket. Az ilyen típusú dokumentumok tárolása számos problémával jár. Például a dokumentum típusának meghatározásának bonyolultságával, amely közvetlenül kapcsolódik a tárolási idejéhez, a tárolási feltételekhez és a megsemmisítési szabályokhoz.

Általában ezeket a folyamatokat törvény szabályozza. De bizonyos esetekben egy szerződés eltérő megőrzési időszakot ír elő különböző helyzetekben, ami mindenféle problémához vezet. A bonyolultság ellenére ezt egyszerűen meg kell érteni. Fontos megjegyezni, hogy az ilyen tárolási feltételek be nem tartása nemcsak a szervezet irodai munkája szempontjából hatástalan lehet, hanem kockázatos is a szabálysértési bírság szempontjából.

Munkaszerződések eltarthatósága: fontos tudni

Tehát egy dokumentum tárolási idejének meghatározásához meg kell határozni annak típusát és tárolási módját. A tárolásukra vonatkozó felosztási szerződéseknek két leggyakoribb típusa van. A legkevésbé elterjedt típusnak a megőrzési időre utaló dokumentumot tekintjük.

Ezek közé tartozik:

• Rövid időszak. Ebbe a típusba tartoznak azok a dokumentumok, amelyeket legalább 10 évig meg kell őrizni.
• Hosszútávú. Ezeket a dokumentumokat több mint 10 évig meg kell őrizni.
• Állandó tárolásra. Leggyakrabban akkor használatos, ha a dokumentum megsemmisítése egyáltalán nem következik be.

Sajnos ez az osztályozási rendszer tökéletlen, és gyakran zavarokhoz és hibákhoz vezet. Ezért a legelterjedtebb tárolási típust tekintik a szerződés típusához kötöttnek.

Leggyakrabban a következő típusúak:

• Profil. Itt minden értendő típusú szerződések valamint olyan dokumentumok, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a vállalkozási körhöz, és legfeljebb 5 évig tárolhatók.
• Háztartás. Hasonlóak az előző típusú szerződésekhez, és legfeljebb 5 évig tárolhatók.
• Munkaerő. Gyakran az ilyen típusú megállapodásokat is legfeljebb 5 évig tárolják, azonban bizonyos esetekben az időtartam meghosszabbítható, például olyan helyzetben, amikor nincs személyes számla, az időtartam elérheti a 75 évet.

Hogyan kell archiválni a munkaszerződéseket

A szerződéses tárolási idő lejárta után fontos, hogy helyesen küldje el az archívumba. Ez a folyamat vállalatspecifikus, és változhat. Például vannak olyan szervezetek, ahol az irattári dokumentumokat egyszerűen összetűzik és eltávolítják, ezt nevezik „az asztalon”, ami archívumnak számít. Más vállalatoknál pedig az egész folyamatot szigorúan meg lehet határozni szabályozó dokumentumokkal, egy speciálisan erre a munkára kijelölt személlyel.

Mindkét módszer jogilag elfogadható. Az egyik egy kis szervezet számára kényelmes, a másik egy nagy vállalkozás számára.

Így, Általános szabály, a tárolás módjától függetlenül van idő a dokumentum archívumba átvitelére. Általános szabály, hogy az alkalmazottak a szerződéseket legkorábban egy bizonyos időszakon belül kötelesek az archívumba eljuttatni, függetlenül azok lejárati idejétől. Ez általában az év elején történik.

fő felelős személy a dokumentumok tárolása és archiválása során mindvégig a szervezet vezetőjét tekintik. Elvileg átruházhatja ezeket a feladatokat egy másik személyre, ami megkönnyíti a folyamat egészét, de ez semmi esetre sem mentesíti őt a teljes eljárásért való felelősség alól.

Érdemes néhány szót ejteni a levéltári iratok megsemmisítéséről, hiszen ez is a tárolási feltételek részét képezi. A tény az, hogy a szerződéseket egyszerűen nem lehet megsemmisíteni. Először is fontos megbizonyosodni arról, hogy a határidő pontosan lejárt. Egyes esetekben a hibák elkerülése érdekében az irattári alkalmazottak csak a vezetőséggel történt egyeztetés után semmisítik meg a dokumentációt. Miután a vezető jóváhagyta a szerződések listáját, a dokumentum iktatásra kerül, és megkezdődik az összes szükségtelen dokumentáció közvetlen megsemmisítésének pillanata.

A munkavállalók munkaszerződését mindkét fél két példányban írja alá és nyilvántartásba veszi. A vállalkozásnál hagyott mintát általában a munkavállaló személyi aktájába iktatják. Egy másik lehetőség a munkaszerződések tárolására egy olyan doboz létrehozása, ahol a papírok ábécé sorrendben vannak.

Amikor egy alkalmazott távozik

Elbocsátás esetén a személyes aktákat, szerződéseket és egyéb dokumentumokat archiválni kell. Ebből a célból mappák jönnek létre, ahol a fájlok tárolódnak. Ha gyorsan változik a személyzet egy szervezetben, akkor minden évben új mappa jön létre. Ha éppen ellenkezőleg, kevés az alkalmazott, akkor több évre szóló dokumentumok egy mappában lehetnek. A papírokat évekre osztják egy üres lap segítségével. A bejelentés dátuma mind a pozícióba lépés évében, mind az elbocsátás évében feltüntethető.

Nem számít, hogyan tárolja a megállapodásokat.

A lényeg az, hogy rendet tartsanak az archívumban, és tartsák be a munkavállalók munkaszerződéseinek tárolási idejét, hogy a szervezet vezetője ne szabjon ki adminisztratív vagy akár büntetőjogi szankciókat a szabályok megsértéséért.

A munkavállalók munkaszerződéseinek szavatossági ideje

A szerződés megőrzési idejének meghatározásához szükséges az irat típusának és tárolási módjának feltüntetése.

3 típusú dokumentum létezik:

• Rövid távú (a papírokat 10 évnél rövidebb ideig tárolják)
• Hosszú távú (a papírok több mint 10 éve vannak az archívumban)
• Állandó tárolásra. Az ilyen esetek megsemmisítése nem biztosított.

Határozza meg a megőrzési időt a dokumentum típusa szerint:

1. Profilszerződések, valamint olyan dokumentumok, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a szervezet tevékenységéhez. Legfeljebb 5 évig az archívumban tárolva.
2. Vállalkozási szerződések. Az eltarthatósági idő ugyanaz, mint az első esetben.
3. Munkaszerződések. A 2003 előtt létrejött munkavállalók munkaszerződésének szavatossági ideje 75 év. A 2003 utáni dokumentumokat 50 évig őrzik. A vállalkozás felszámolása vagy csődje esetén az alkalmazottak iratai feldolgozott formában az önkormányzati levéltárba kerülnek.

Vegye fel a kapcsolatot a szakemberekkel

Ha szeretné telepíteni pontos dátum munkavállalói munkaszerződések tárolása az Ön vállalkozásánál, akkor ebben képviselőnk tud segíteni. A levéltáros gyorsan rendet rak az iratfolyamatban, és minden irattal foglalkozik (beleértve azokat is, amelyeknek az eltarthatósága vitatott vagy ismeretlen a vonatkozó szervezeti szabályzat elvesztése miatt).

Helló! A közelmúltban a munkáltató képviselője felvette a kapcsolatot, és elmagyarázta, hogy szeretné rendezni az archívumot, megkérdezte a tárolás feltételeit, és általában a munkavállalók személyi iratait és iratait.

Próbáljuk meg most kitalálni!

Az Orosz Föderáció a munkaszerződésnek szentelt III. szakaszban egy szót sem szól a munkavállalói dokumentumok tárolásának szabályairól és feltételeiről. Az Art. (3) bekezdése azonban 3. RF No. 125-FZ, 2004. október 22. „Az Orosz Föderáció levéltári ügyeiről” azt mondja, hogy a személyzeti dokumentumok olyan archív dokumentumok, amelyek egy munkavállalót tükröznek a munkáltatónál, ami azt jelenti, hogy tárolásukat ez a szövetségi törvény szabályozza.

Ugyanakkor a munkavállalók személyes adatai a munkaviszony során a munkáltatónak átadott adatokra vonatkoznak (az Orosz Föderáció archiválásáról szóló szövetségi törvény 9. cikke). A munkáltatónak joga van irattárat létrehozni tárolás céljából szükséges információ, beleértve a személyzetet is - az alkalmazottak személyes aktái, amelyek leggyakrabban a következőket tartalmazzák: alkalmazottak személyi igazolványai, erre a munkavállalóra vonatkozó megrendelések (megbízások másolatai), egyéni és kollektív védőeszközök kiadására szolgáló kártyák, munkaszerződések, a munkavállaló által a munkaviszony során átadott dokumentumok másolatai .

b) pont (4) bekezdése. 22. Az Orosz Föderáció 2004. október 22-i 125-FZ szövetségi törvénye azt mondja, hogy a személyzetre vonatkozó dokumentumokat 75 évig tárolják. De ez az időszak csak azokra a dokumentumokra vonatkozik, amelyek a vizsgálat eredményei szerint a dokumentumok értékeit beépítették az Orosz Föderáció Levéltári Alapjába (a levéltári ügyekről szóló szövetségi törvény 7. cikk, 6. cikk). Orosz Föderáció").

Korábban létezett a Szövetségi Levéltár által 2000. október 6-án jóváhagyott, a Szövetségi Levéltár által 2000. október 6-án jóváhagyott, a szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos vezetési dokumentumok listája, amely feltüntette a tárolási időszakokat. E listának megfelelően a civil szervezetek kötelesek voltak dokumentumokat tárolni legfeljebb 10 évig. Ez a lista azonban érvényét vesztette az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i 558. számú rendeletének közzététele kapcsán.

Az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010.08.25-i 558. sz. elfogadásra került az állami szervek, önkormányzatok és szervezetek tevékenysége során kialakított, a megőrzési időszakok megjelölésével létrejött egységes közigazgatási levéltári iratok új jegyzéke (Szabványok jegyzéke).

Az új szabványdokumentumok jegyzéke 8. pontja tartalmazza a személyi dokumentumok listáját, feltüntetve a szervezetben tárolandó tárolási időszakokat.

Az iratjegyzék 656. és 657. pontja értelmében a munkavállalók személyi aktáját és a munkaszerződést, amely nem szerepel a személyi aktában, 75 évig, illetve a szervezet felszámolásáig meg kell őrizni a szervezetben.

Így a munkaszerződés megőrzési ideje 75 év. De ne felejtsük el, hogy ezt az időszakot az osztályok normatív aktusai megváltoztathatják.

Sok szerencsét! Ha van kedved megvitatni ezt a témát, szívesen válaszolok!